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ga:handbuch:einrichtung

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ga:handbuch:einrichtung [2016/06/29 14:50]
lukas [SMS]
ga:handbuch:einrichtung [2016/07/04 18:00] (aktuell)
lukas [Feedback]
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-====== Handbuch GroupAlarm standard ​(draft) ​======+====== Handbuch GroupAlarm standard ======
  
 Dieses Handbuch sowie auch die Online-Hilfe ist als aktualisierte Form unter folgender Adresse zu finden: Dieses Handbuch sowie auch die Online-Hilfe ist als aktualisierte Form unter folgender Adresse zu finden:
  
 [[http://​wiki.groupalarm.de/​ga/​handbuch/​]] [[http://​wiki.groupalarm.de/​ga/​handbuch/​]]
- 
-=> [[ga:​handbuch_alt|alte Handbuchversion]] zum Nachschauen 
- 
  
 ===== Registrierung ===== ===== Registrierung =====
Zeile 15: Zeile 12:
  
 ===== Anmeldung ===== ===== Anmeldung =====
- 
-[{{ :​ga:​handbuch:​login.png?​direct&​200|Login zu GroupAlarm Standard}}] 
  
 Die Anmeldung zu GroupAlarm Standard erfolgt über die Adresse: Die Anmeldung zu GroupAlarm Standard erfolgt über die Adresse:
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 ^ Passwort | demo |  ^ Passwort | demo | 
  
-Der ''​demo''​ Account lässt sich bis auf die scharfe Auslösung ohne Einschränkungen benutzen.+Der ''​demo''​ Account lässt sich bis auf die scharfe Auslösung ohne Einschränkungen benutzen. Bitte beachten Sie, dass alle Eingaben öffentlich zugänglich sind und Sie daher nicht mir realen Namen oder Telefonnummern arbeiten sollten.
  
  
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 Die Teilnehmer werden in Groupalarm in Listen und Gruppen eingeteilt. ​ Die Teilnehmer werden in Groupalarm in Listen und Gruppen eingeteilt. ​
  
-**TIPP:** +In Listen befindet sich der Basiseintrag,​ der in den Gruppen einer jeweiligen Einheit zugeordnet wird. Ob Sie in den Listen ​schon eine Untergliederung Ihrer Einheiten vornehmen oder dies komplett über Gruppen ​realisierenhängt vom Einzelfall abSollte es keine Person in mehreren Listen geben, können ​Sie gefahrlos mit Listen ​arbeiten - wenn dies jedoch der Fall ist, müssen Sie bei einer Nummernändern diese Person in mehreren Listen ändern. Das Arbeiten mit Gruppen ​ist an dieser Stelle leichterweil dort nur auf die Teilnehmer ​der Listen verwiesen wird.
- +
-Bevor Sie mit dem Anlegen ​der Listen ​und Gruppen ​beginnenist es von Vorteil Ihre Organisationsstruktur kurz zu skizzieren. +
- +
-FIXME : Es gab hier mal Beispielskizzen. +
- +
-Legen Sie nun nach dieser Skizze erst Ihre Listen ​und Gruppen an, damit Ihnen diese beim Erstellen der Teilnehmer ​zur Verfügung stehen.+
  
 ==== Listen ==== ==== Listen ====
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 Die **Listen** dienen zur Registrierung Ihrer Mitglieder. Hier können alle Mitglieder eingetragen werden. ​ Die **Listen** dienen zur Registrierung Ihrer Mitglieder. Hier können alle Mitglieder eingetragen werden. ​
  
-Bei kleineren Organisationen und Vereinen reicht hier oft schon eine einzige Liste um alle Mitglieder aufzunehmen. ​+Bei kleineren Organisationen und Vereinen reicht hier oft schon eine einzige Listeum alle Mitglieder aufzunehmen. ​
  
-Bei größeren Organisationen kann bereits hier in die einzelnen Geschäftsbereiche oder untergeordnete Einsatzeinheiten unterteilt werden.+Bei größeren Organisationen kann bereits hier in einzelnen Geschäftsbereiche oder untergeordnete Einsatzeinheiten unterteilt werden.
  
 **Beispiel:​** **Beispiel:​**
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 | Liste 0 | Feuerwehr Musterdorf Nord | | Liste 0 | Feuerwehr Musterdorf Nord |
 | Liste 1 | Feuerwehr Musterdorf Süd | | Liste 1 | Feuerwehr Musterdorf Süd |
 +
 +Es ist auch möglich, die Listen nur als Art "​Telefonbuch"​ zu verwenden:
 +
 +**Beispiel:​**
 +
 +| Liste 0 | Teilnehmer Anfangsbuchstabe A |
 +| Liste 1 | teilnehmer Anfangsbuchstabe B |
 +
  
 ==== Gruppen ==== ==== Gruppen ====
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 Beim Anlegen oder Bearbeiten des einzelnen Teilnehmers können stehen diese Gruppen zur Auswahl. Es können dem Teilnehmer dabei mehrere Gruppen gleichzeitig zugewiesen werden. Beim Anlegen oder Bearbeiten des einzelnen Teilnehmers können stehen diese Gruppen zur Auswahl. Es können dem Teilnehmer dabei mehrere Gruppen gleichzeitig zugewiesen werden.
 +
 +Eine schnellere Möglichkeit,​ die Gruppen zu besetzen, gibt es auf der Seite [[ga:​help:​ql_edit|Quickload]].
 +===== Alarmoptionen =====
 +
 +==== Vollalarm ====
 +
 +Anstelle der Auswahl der Listen / Gruppen gibt es darunter die Möglichkeit ALLE auszuwählen um einen Vollalarm auszulösen.
 +
 +
 +==== Feedback ====
 +
 +Die Option "​Feedback"​ bietet Ihnen eine Übersicht über Ihre alarmierten Teilnehmer sowie deren Status.
 +
 +Wird ein Alarm mit Feedback ausgelöst, so werden die Teilnehmer des Alarms dem Feedback-Speicher hinzugefügt. ​
 +
 +Unter [[ga:​help:​feedback|Feedback]] kann nun der Versandstatus der Nachrichten sowie die Rückmeldungen der einzelnen Teilnehmer eingesehen werden
 +
 +Wird das Feedback-System zurückgesetzt (automatisch oder manuell), so wird der Inhalt des Feedbacks in der [[ga:​help:​feedback_archive|Feedback-Historie]] gespeichert und steht dort für weitere Auswertung zur Verfügung. ​
 +
 +Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel [[ga:​help:​feedback|Feedback]]
 +==== Flash-SMS ====
 +
 +Eine Flash-SMS oder Class-0-SMS hat gegenüber einer normalen SMS Vor- und Nachteile. Der Inhalt taucht zwar (abhängig vom Gerätetyp) direkt auf dem Display auf anstatt nur mit „Neue Nachricht erhalten“ signalisiert zu werden, wird aber auch nicht im Eingangsspeicher abgelegt und ist nach dem Lesen gelöscht. Einige neuere Endgeräte unterstützen bei Empfang einer solchen SMS die Verwendung anderer (lauterer, längerer…) Klingeltöne. ​
 +
 +==== Zeitversetzter Versand ====
 +
 +Bei allen Auslösebildschirmen können Sie neben der sofortigen Versendung auch eine Zeitversetzte Sendung auswählen. Bitte beachten Sie, dass die SMS trotzdem sofort an unser Sendesystem übergeben werden, wo diese dann in eine Warteschlange landen. Sie sehen zwar im Statistik-Bildschirm die zukünftige Auslösung und welche Alarme Sie noch disponiert haben, können aber einmal gegebene Sendeaufträge nicht widerrufen. Prüfen Sie deshalb bei terminierten Aussendungen den avisierten Termin gründlich; auch Aussendungen,​ die versehentlich für das kommende Jahr disponiert wurden, werden sofort berechnet. ​
 +
 +==== Alarmarten ====
 +
 +GroupAlarm unterscheidet zwischen zwei Alarmarten, dem Alarmieren und dem Informieren.
 +
 +Im Gegensatz zum Alarmieren werden beim Informieren die Nachrichten mit niedrigerer Priorität versendet und unterliegen einigen Einschränkungen.
 +
 +=== InfoSMS ===
 +
 +**Durch die Einschränkungen,​ denen InfoSMS unterliegen empfehlen wir Ihnen InfoSMS __nicht__ für dringende Mitteilungen zu verwenden.**
 +
 +== Einschränkungen ==
 +
 +**Niedrrigere Priorität**:​ Durch die niedrigere Priorität kann es bei erhöhtem Aufkommen zu verzögerter Zustellung kommen.
 +
 +**Keine Fernauslösung**:​ InfoSMS können nur über die GroupAlarm Oberfläche ausgelöst werden.
 +
 +
  
 ===== Auslösewege ===== ===== Auslösewege =====
  
-Ein Alarm in GroupAlarm Standard lässt sich über viele Wege auslösen.+Ein Alarm in GroupAlarm Standard lässt sich über verschiedene ​Wege auslösen.
  
 ==== WEB-Oberfläche ==== ==== WEB-Oberfläche ====
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 Ein Alarm kann über eine speziell formatiere SMS an eine unserer Einwahlnummern ausgelöst werden. Ein Alarm kann über eine speziell formatiere SMS an eine unserer Einwahlnummern ausgelöst werden.
 +
 +Die Liste der verfügbaren Einwahlnummern sowie deren aktueller Status kann können Sie in den [[ga:​help:​change|Grundeinstellungen]] einsehen.
 +
  
 Zur Auslösung muss die Absender-Nummer der SMS als in der [[ga:​help:​allow|Auslöseberechtigun]] hinterlegt sein, zudem muss für die SMS der in den [[ga:​help:​change|Grundeinstellungen]] hinterlegte PIN bekannt sein. Zur Auslösung muss die Absender-Nummer der SMS als in der [[ga:​help:​allow|Auslöseberechtigun]] hinterlegt sein, zudem muss für die SMS der in den [[ga:​help:​change|Grundeinstellungen]] hinterlegte PIN bekannt sein.
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 **Hinweis**:​ Verwenden Sie nach Möglichkeit eine SMS mit Empfangsbestätigung,​ damit Sie auch sichergehen können, dass uns Ihre SMS erreicht hat. **Hinweis**:​ Verwenden Sie nach Möglichkeit eine SMS mit Empfangsbestätigung,​ damit Sie auch sichergehen können, dass uns Ihre SMS erreicht hat.
  
-Die Liste der verfügbaren Einwahlnummern sowie deren aktueller Status kann können Sie in den [[ga:help:​change|Grundeinstellungen]] einsehen. +**Hinweis**: Zur weiteren Absicherung der Auslösung können Sie auch 2 SMS gleichzeitig an unterschiedliche Auslösenummern senden und mittels der Reload-Sperre die später eintreffende SMS blockieren. ​
- +
-Zur weiteren Absicherung der Auslösung können Sie auch 2 SMS gleichzeitig an unterschiedliche Auslösenummern senden und mittels der Reload-Sperre die später eintreffende SMS blockieren. ​+
  
 Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel [[ga:​help:​ausloesung_sms|Auslösung per SMS]] Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel [[ga:​help:​ausloesung_sms|Auslösung per SMS]]
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 Über eine speziell formatierte E-Mail an [[mailto:​go@mail.groupalarm.de]] kann ebenfalls der Alarm angestoßen werden. ​ Über eine speziell formatierte E-Mail an [[mailto:​go@mail.groupalarm.de]] kann ebenfalls der Alarm angestoßen werden. ​
 +
 +Zur Auslösung müssen die Felder ''​Mail kommt von'',​ ''​Mail ging an''​ sowie optional ''​erlaubter Mailserver''​ in den [[ga:​help:​change|Grundeinstellungen]] konfiguriert.
 +
  
 **Besonderheit**:​ Bei der Auslösung über E-Mail wird der mitgegebene Text, wenn er länger als 160 Zeichen ist nicht abgeschnitten sondern auf mehrere SMS ausgeteilt. **Besonderheit**:​ Bei der Auslösung über E-Mail wird der mitgegebene Text, wenn er länger als 160 Zeichen ist nicht abgeschnitten sondern auf mehrere SMS ausgeteilt.
 +
  
 **Achtung**:​ Dieser Auslöseweg ist nur mit Plain-Text E-Mails als Anbindung an externe Hard- oder Software (z.B. Alarmanlagen) zu verwenden. Bei der Auslösung mit einem E-Mail Programm kann die Nachricht ungewünschte HTML-Formatierungen enthalten. HTML-Formatierte Texte werden per SMS ausgestrahlt und erzeugen durch die zusätzlichen Zeichen erhöhte kosten. ​ **Achtung**:​ Dieser Auslöseweg ist nur mit Plain-Text E-Mails als Anbindung an externe Hard- oder Software (z.B. Alarmanlagen) zu verwenden. Bei der Auslösung mit einem E-Mail Programm kann die Nachricht ungewünschte HTML-Formatierungen enthalten. HTML-Formatierte Texte werden per SMS ausgestrahlt und erzeugen durch die zusätzlichen Zeichen erhöhte kosten. ​
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-===== Alarmoptionen ​=====+===== Besondere Funktionen ​=====
  
-==== Alarmarten ==== 
  
-GroupAlarm unterscheidet zwischen zwei Alarmarten, dem Alarmieren und dem Informieren.+==== QuickList ====
  
-Im Gegensatz zum Alarmieren werden InfoSMS mit niedrigerer Priorität versendet ​und unterliegen einigen einschränkungen.+Die QuickList erlaubt es temporäre Listen aus vorhandenen Gruppen ​und Listen zusammenzustellen um diese flexibel zu alarmieren
  
-=== InfoSMS ===+Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel [[ga:​help:​ql_edit|Quicklist]]
  
-**Durch die Einschränkungen,​ denen InfoSMS unterliegen empfehlen wir Ihnen InfoSMS __nicht__ für dringende Mitteilungen zu verwenden.**+==== QuickSMS ====
  
-== Einschränkungen ==+Die QuickSMS Funktion dient dazu mit der QuickList temporär zusammengestellte Listen zu alarmieren.
  
-**Niedrrigere Priorität**: Durch die niedrigere Priorität kann es bei erhöhtem Aufkommen ​zu verzögerter Zustellung kommen.+Zudem ist ein Einzelversand an freie nicht im System hinterlegte Nummern über QuickSMS möglich. 
 + 
 +Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel [[ga:​help:​quicksms|QuickSMS]] 
 + 
 + 
 + 
 +==== Statistik ==== 
 + 
 +Im Statistikbildschirm sehen Sie für jeden Monat, welche Kosten sie zu erwarten haben. 
 + 
 +Ebenso erfahren Sie hier, wer wann welchen Alarm über welchen Auslöseweg abgesetzt hat und welche Alarme noch in der Zukunft ausgeliefert werden.  
 + 
 +Über die Option CSV-Export können Sie die Daten im herunterladen separat auswerten. 
 + 
 +Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel [[ga:​help:​stats|Statistik]] 
 + 
 +==== Im- und Export & Druckversion ==== 
 + 
 +Unter Im-/Export können Sie Ihre Listen, Gruppen und Alarmtexte zum Import in andere Anwendungen herunterladen. 
 + 
 +Weiterhin haben Sie die Möglichkeit,​ CSV-Exportdateien aus der zentralen THWin-Anwendung des Technischen Hilfswerkes zu importieren.  
 + 
 +Unter "​Alarmplan"​ erhalten Sie sich Ihre Listen, Gruppen und Texte als formatierte HTML-Tabelle.  
 + 
 +Drucken Sie sich diese Liste für Ihre Brieftasche aus, haben Sie Ihre Datenbank immer aktuell dabei, um auch von unterwegs per SMS gezielt alarmieren zu können.  
 + 
 +Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel [[ga:​help:​export|Im- und Export]] 
 + 
 +==== QuickLogin ==== 
 + 
 +Auf der Seite Passwort erhalten Sie einen QuickLogin-Link. 
 + 
 +Mit diesem Link können Sie sich ohne Eingabe Ihres Passwortes einloggen und landen direkt auf der Start-Seite. Dazu klicken Sie rechte Maustaste auf dem Link und wählen 'Add to Bookmarks'​ oder ziehen ihn einfach mit Ihrer Maus in die Favoriten-Leiste. 
 + 
 +**Warnung**: dies ist ein __Sicherheitsrisiko__. Beim Einloggen über diesen Bookmark werden Sie __nicht__ nach Ihrem Passwort gefragt. Sollte Ihr Account unbefugt benutzt werden, sind Sie laut unserer AGB zur Kostenübernahme verpflichtet. 
 + 
 +Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel [[ga:​help:​pass|Passwort]] 
 + 
 +==== Mitbenutzerverwaltung ==== 
 + 
 +Unter dem Menüpunkt [[ga:​help:​mid|Grundeinstellungen]] haben Sie die Möglichkeit beliebig viele Mitbenutzer anzulegen. Dies sind eingeschränkte Benutzerkonten,​ die zwar auslösen und bei Bedarf Listen editieren können, jedoch auf die Verwaltungsfunktionen keinen Zugriff haben. 
 + 
 +Hinweis: Mitbenutzer haben immer den gleichen Benutzernamen wie der Hauptbenutzer und unterscheiden sich von diesem durch ein anderes Passwort und eingeschränkte Rechte.  
 + 
 +Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel [[ga:​help:​mid|Mitbenutzerverwaltung]] 
 + 
 + 
 +==== Urlaubsdatenbank ==== 
 + 
 +Helfer und Mitarbeiter sind schon mal nicht zu erreichen. Um zu vermeiden, dass im Urlaub Alarme unnötigerweise zugestellt werden, können Sie hier für jeden Benutzer Abwesenheitszeiten definieren. Während dieser Zeit werden keine Alarme zugestellt.  
 + 
 +Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel [[ga:​help:​away|Urlaubsdatenbank]] 
 + 
 +==== Farbliche Hervorhebungen ==== 
 + 
 +Listen und Gruppen können zur besseren Unterscheidung im Auslösebildschirm farblich hervorgehoben werden.  
 + 
 +Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel [[ga:​help:​colordefs|Farben]] 
 + 
 +==== Auslösequittungen ==== 
 + 
 +Für jede Liste kann bei Bedarf zusätzlich eine Auslösequittung per SMS an eine bestimmte Nummer (z.B. Listen-Eigentümer) geschickt werden. Wird keine Nummer angegeben, wird auch keine SMS versandt
  
-**Wechselnder Absenderkennung**:​ Durch die wechselnde Absenderkennung kann der Teilnehmer nicht erkennen woher die Nachricht stammt. 
  
-**Keine Fernauslösung**:​ InfoSMS können nur über die GroupAlarm Oberfläche ausgelöst werden. 
  
-==== Feedback ==== 
  
  
  
  
ga/handbuch/einrichtung.1467204622.txt.gz · Zuletzt geändert: 2016/06/29 14:50 von lukas