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ga:handbuch:einrichtung

Handbuch GroupAlarm standard

Dieses Handbuch sowie auch die Online-Hilfe ist als aktualisierte Form unter folgender Adresse zu finden:

http://wiki.groupalarm.de/ga/handbuch/

Registrierung

Die Registrierung zu GroupAlarm Standard erfolgt über die Adresse:

http://www.cubos-internet.de/alarmserver/groupalarm-standard/tarifuebersicht/

Anmeldung

Die Anmeldung zu GroupAlarm Standard erfolgt über die Adresse:

https://secure.groupalarm.de/index.php

Demo Zugang

Um GroupAlarm Standard vorab ohne Registrierung zu testen verwenden Sie bitte folgende Zugangsdaten:

Benutzername demo
Passwort demo

Der demo Account lässt sich bis auf die scharfe Auslösung ohne Einschränkungen benutzen. Bitte beachten Sie, dass alle Eingaben öffentlich zugänglich sind und Sie daher nicht mir realen Namen oder Telefonnummern arbeiten sollten.

Oberfläche

GroupAlarm Standard verfügt über folgende Struktur:

  • Alarm - Alarm / Infoversand an Gruppen und Listen
  • QuickSMS
    • Versand - Einzelversand / manueller Versand an Quick-Liste
    • QuickLoad - Teilnehmerübersicht zur Übername der TN in Quick-Liste, Feedback, Gruppen oder Auslöseberechtigung
    • (Quick-Liste bearbeiten) - Bearbeiten der Quick-List (nur wenn TN in Quicklist vorhanden)
    • (Quick-Liste leeren) - Leeren der Quick-List (nur wenn TN in Quicklist vorhanden)
  • Auswertung
  • Wetter - Aktuelle Wetterwarnungen einsehen
  • Konfiguration
    • Listen - Listen und Teilnehmer anlegen, Teilnehmer Gruppen zuordnern
    • Gruppen - Gruppen anlegen und bearbeiten
    • Farben - Farbmarkierungen für Gruppen und Listen Konfigurieren
    • Texte - Textvorlagen / Sprachkonserver Konfigurieren
    • Grundeinstellungen - Grundeinstellungen für die Alarmierung
    • Auslöseberechtigung - Auslöseberechtiung konfigurieren
    • Probealarm - Probealarmunterdrückung konfigurieren
    • Durchwahl - Durchwahleinstellungen
    • Experteneinstellungen - Erweiterte konfiguration
    • Im-/Export
      • Übersicht - Import und Export der Daten aus / in GroupAlarm Standard
      • Alarmplan - Alarmplan exportieren
    • Wetter - Wetterwarnungen konfigurieren
  • Benutzername
    • Vertragsdaten - Stammdaten, Rechnungsdaten, und Mitbenutzerverwaltung
    • Anschrift - Anschrift ändern
    • Passwort - Passwort ändern und Quicklogin
    • Logout - Aus der Oberfläche Abmelden

Zu jedem der Menüpunkte gibt es im Hilfe-Bereich einen eigenen Artikel, der auf dessen Möglichkeiten und Besonderheiten eingeht.

Einrichten

Die Teilnehmer werden in Groupalarm in Listen und Gruppen eingeteilt.

In Listen befindet sich der Basiseintrag, der in den Gruppen einer jeweiligen Einheit zugeordnet wird. Ob Sie in den Listen schon eine Untergliederung Ihrer Einheiten vornehmen oder dies komplett über Gruppen realisieren, hängt vom Einzelfall ab. Sollte es keine Person in mehreren Listen geben, können Sie gefahrlos mit Listen arbeiten - wenn dies jedoch der Fall ist, müssen Sie bei einer Nummernändern diese Person in mehreren Listen ändern. Das Arbeiten mit Gruppen ist an dieser Stelle leichter, weil dort nur auf die Teilnehmer der Listen verwiesen wird.

Listen

Konfigurierte Listen

Die Listen dienen zur Registrierung Ihrer Mitglieder. Hier können alle Mitglieder eingetragen werden.

Bei kleineren Organisationen und Vereinen reicht hier oft schon eine einzige Liste, um alle Mitglieder aufzunehmen.

Bei größeren Organisationen kann bereits hier in einzelnen Geschäftsbereiche oder untergeordnete Einsatzeinheiten unterteilt werden.

Beispiel:

Liste 0 Feuerwehr Musterdorf Nord
Liste 1 Feuerwehr Musterdorf Süd

Es ist auch möglich, die Listen nur als Art „Telefonbuch“ zu verwenden:

Beispiel:

Liste 0 Teilnehmer Anfangsbuchstabe A
Liste 1 teilnehmer Anfangsbuchstabe B

Gruppen

Konfigurierte Gruppen

Die Gruppen dienen zur Selektion der Einsatzkräfte. Hier können die unterschiedlichsten Gruppen, Funktionen oder Aufgaben definiert werden.

Beispiel:

Gruppe 01 Löschzug
Gruppe 02 Drehleiter
Gruppe 03 Atemschutzgeräteträger
Gruppe 04 Ausbilder

Beim Anlegen oder Bearbeiten des einzelnen Teilnehmers können stehen diese Gruppen zur Auswahl. Es können dem Teilnehmer dabei mehrere Gruppen gleichzeitig zugewiesen werden.

Eine schnellere Möglichkeit, die Gruppen zu besetzen, gibt es auf der Seite Quickload.

Alarmoptionen

Vollalarm

Anstelle der Auswahl der Listen / Gruppen gibt es darunter die Möglichkeit ALLE auszuwählen um einen Vollalarm auszulösen.

Feedback

Die Option „Feedback“ bietet Ihnen eine Übersicht über Ihre alarmierten Teilnehmer sowie deren Status.

Wird ein Alarm mit Feedback ausgelöst, so werden die Teilnehmer des Alarms dem Feedback-Speicher hinzugefügt.

Unter Feedback kann nun der Versandstatus der Nachrichten sowie die Rückmeldungen der einzelnen Teilnehmer eingesehen werden

Wird das Feedback-System zurückgesetzt (automatisch oder manuell), so wird der Inhalt des Feedbacks in der Feedback-Historie gespeichert und steht dort für weitere Auswertung zur Verfügung.

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel Feedback

Flash-SMS

Eine Flash-SMS oder Class-0-SMS hat gegenüber einer normalen SMS Vor- und Nachteile. Der Inhalt taucht zwar (abhängig vom Gerätetyp) direkt auf dem Display auf anstatt nur mit „Neue Nachricht erhalten“ signalisiert zu werden, wird aber auch nicht im Eingangsspeicher abgelegt und ist nach dem Lesen gelöscht. Einige neuere Endgeräte unterstützen bei Empfang einer solchen SMS die Verwendung anderer (lauterer, längerer…) Klingeltöne.

Zeitversetzter Versand

Bei allen Auslösebildschirmen können Sie neben der sofortigen Versendung auch eine Zeitversetzte Sendung auswählen. Bitte beachten Sie, dass die SMS trotzdem sofort an unser Sendesystem übergeben werden, wo diese dann in eine Warteschlange landen. Sie sehen zwar im Statistik-Bildschirm die zukünftige Auslösung und welche Alarme Sie noch disponiert haben, können aber einmal gegebene Sendeaufträge nicht widerrufen. Prüfen Sie deshalb bei terminierten Aussendungen den avisierten Termin gründlich; auch Aussendungen, die versehentlich für das kommende Jahr disponiert wurden, werden sofort berechnet.

Alarmarten

GroupAlarm unterscheidet zwischen zwei Alarmarten, dem Alarmieren und dem Informieren.

Im Gegensatz zum Alarmieren werden beim Informieren die Nachrichten mit niedrigerer Priorität versendet und unterliegen einigen Einschränkungen.

InfoSMS

Durch die Einschränkungen, denen InfoSMS unterliegen empfehlen wir Ihnen InfoSMS nicht für dringende Mitteilungen zu verwenden.

Einschränkungen

Niedrrigere Priorität: Durch die niedrigere Priorität kann es bei erhöhtem Aufkommen zu verzögerter Zustellung kommen.

Keine Fernauslösung: InfoSMS können nur über die GroupAlarm Oberfläche ausgelöst werden.

Auslösewege

Ein Alarm in GroupAlarm Standard lässt sich über verschiedene Wege auslösen.

WEB-Oberfläche

Der einfachste Weg ist die Auslösung über die Web-Oberfläche.

Nach der Anmeldung an der Web-Oberfläche (siehe Anmeldung) werden Sie automatisch in die Ansicht Alarm weitergeleitet.

In dieser Ansicht wählen Sie nun die gewünschten Gruppen / Listen, den Alarmtext und die Alarmoptionen und lösen den Alarm mit einem Klick auf Alarm auslösen aus.

Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Hilfeartikel Alarm.

SMS

Ein Alarm kann über eine speziell formatiere SMS an eine unserer Einwahlnummern ausgelöst werden.

Die Liste der verfügbaren Einwahlnummern sowie deren aktueller Status kann können Sie in den Grundeinstellungen einsehen.

Zur Auslösung muss die Absender-Nummer der SMS als in der Auslöseberechtigun hinterlegt sein, zudem muss für die SMS der in den Grundeinstellungen hinterlegte PIN bekannt sein.

Hinweis: Verwenden Sie nach Möglichkeit eine SMS mit Empfangsbestätigung, damit Sie auch sichergehen können, dass uns Ihre SMS erreicht hat.

Hinweis: Zur weiteren Absicherung der Auslösung können Sie auch 2 SMS gleichzeitig an unterschiedliche Auslösenummern senden und mittels der Reload-Sperre die später eintreffende SMS blockieren.

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel Auslösung per SMS

E-Mail

Über eine speziell formatierte E-Mail an mailto:go@mail.groupalarm.de kann ebenfalls der Alarm angestoßen werden.

Zur Auslösung müssen die Felder Mail kommt von, Mail ging an sowie optional erlaubter Mailserver in den Grundeinstellungen konfiguriert.

Besonderheit: Bei der Auslösung über E-Mail wird der mitgegebene Text, wenn er länger als 160 Zeichen ist nicht abgeschnitten sondern auf mehrere SMS ausgeteilt.

Achtung: Dieser Auslöseweg ist nur mit Plain-Text E-Mails als Anbindung an externe Hard- oder Software (z.B. Alarmanlagen) zu verwenden. Bei der Auslösung mit einem E-Mail Programm kann die Nachricht ungewünschte HTML-Formatierungen enthalten. HTML-Formatierte Texte werden per SMS ausgestrahlt und erzeugen durch die zusätzlichen Zeichen erhöhte kosten.

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel Auslösung per E-Mail

Zur Anbindung an externe Hard- und Software (z.B. Leitstellen) bietet GroupAlarm Standard eine Weblink (GET) Schnittstelle. Mit dieser Schnittstelle kann ein Alarm mit einem speziellen URL-Aufruf ausgelöst werden.

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel Auslösung per Weblink

Direkte Telefon-Durchwahl

Sie können in den Eigenschaften jeder Liste oder Gruppe eine Durchwahl-Nummer konfigurieren.

Ist die anrufende Nummer unter Auslöseberechtiung eingetragen, so wird die mit der Durchwahl verknüpften Vorlage oder Gruppe ohne Rückfrage ausgelöst.

Durch die direkte auslösung eignet sich dieser Alarmweg besonders für die Einbindung von Alarmwahl-Geräten und Leitstellen mit Wählhardware (Fax oder Voice).

Hinweis: Soll anstelle einer Gruppe / Liste ein Vollalarm per Telefon ausgelöst werden, so lässt sich dieses unter Durchwahl konfigurieren.

Besonderheit: Zur direkten Auslösung per Telefon ist es nötig, dass das anrufende Telefon seine Rufnummer übermittelt.

Geführte Telefon-Durchwahl

Über einen Anruf an unseren Telefonserver können Sie in einem Sprachgeführten Dialogsystem mittels DTMF-Tönen einen Alarm auslösen.

Besondere Funktionen

QuickList

Die QuickList erlaubt es temporäre Listen aus vorhandenen Gruppen und Listen zusammenzustellen um diese flexibel zu alarmieren

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel Quicklist

QuickSMS

Die QuickSMS Funktion dient dazu mit der QuickList temporär zusammengestellte Listen zu alarmieren.

Zudem ist ein Einzelversand an freie nicht im System hinterlegte Nummern über QuickSMS möglich.

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel QuickSMS

Statistik

Im Statistikbildschirm sehen Sie für jeden Monat, welche Kosten sie zu erwarten haben.

Ebenso erfahren Sie hier, wer wann welchen Alarm über welchen Auslöseweg abgesetzt hat und welche Alarme noch in der Zukunft ausgeliefert werden.

Über die Option CSV-Export können Sie die Daten im herunterladen separat auswerten.

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel Statistik

Im- und Export & Druckversion

Unter Im-/Export können Sie Ihre Listen, Gruppen und Alarmtexte zum Import in andere Anwendungen herunterladen.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, CSV-Exportdateien aus der zentralen THWin-Anwendung des Technischen Hilfswerkes zu importieren.

Unter „Alarmplan“ erhalten Sie sich Ihre Listen, Gruppen und Texte als formatierte HTML-Tabelle.

Drucken Sie sich diese Liste für Ihre Brieftasche aus, haben Sie Ihre Datenbank immer aktuell dabei, um auch von unterwegs per SMS gezielt alarmieren zu können.

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel Im- und Export

QuickLogin

Auf der Seite Passwort erhalten Sie einen QuickLogin-Link.

Mit diesem Link können Sie sich ohne Eingabe Ihres Passwortes einloggen und landen direkt auf der Start-Seite. Dazu klicken Sie rechte Maustaste auf dem Link und wählen 'Add to Bookmarks' oder ziehen ihn einfach mit Ihrer Maus in die Favoriten-Leiste.

Warnung: dies ist ein Sicherheitsrisiko. Beim Einloggen über diesen Bookmark werden Sie nicht nach Ihrem Passwort gefragt. Sollte Ihr Account unbefugt benutzt werden, sind Sie laut unserer AGB zur Kostenübernahme verpflichtet.

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel Passwort

Mitbenutzerverwaltung

Unter dem Menüpunkt Grundeinstellungen haben Sie die Möglichkeit beliebig viele Mitbenutzer anzulegen. Dies sind eingeschränkte Benutzerkonten, die zwar auslösen und bei Bedarf Listen editieren können, jedoch auf die Verwaltungsfunktionen keinen Zugriff haben.

Hinweis: Mitbenutzer haben immer den gleichen Benutzernamen wie der Hauptbenutzer und unterscheiden sich von diesem durch ein anderes Passwort und eingeschränkte Rechte.

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel Mitbenutzerverwaltung

Urlaubsdatenbank

Helfer und Mitarbeiter sind schon mal nicht zu erreichen. Um zu vermeiden, dass im Urlaub Alarme unnötigerweise zugestellt werden, können Sie hier für jeden Benutzer Abwesenheitszeiten definieren. Während dieser Zeit werden keine Alarme zugestellt.

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel Urlaubsdatenbank

Farbliche Hervorhebungen

Listen und Gruppen können zur besseren Unterscheidung im Auslösebildschirm farblich hervorgehoben werden.

Weitere Details dazu finden Sie im Hilfe-Artikel Farben

Auslösequittungen

Für jede Liste kann bei Bedarf zusätzlich eine Auslösequittung per SMS an eine bestimmte Nummer (z.B. Listen-Eigentümer) geschickt werden. Wird keine Nummer angegeben, wird auch keine SMS versandt.

ga/handbuch/einrichtung.txt · Zuletzt geändert: 2020/03/24 11:14 (Externe Bearbeitung)